専用メール処理は本番導入準備中です。

プライバシーポリシー

本ポリシーは「ethica 宴会メール送信」の専用Google接続とメール処理について説明するものです。名刺写真の読み取り等、別の機能全体を対象とした説明ではありません。

1. 運用窓口

ethica 宴会営業管理担当。問い合わせ窓口は本ページ下部のメールアドレスです。

2. 取り扱う情報と目的

Googleアカウントのメールアドレス、承認されたメールの宛先・件名・本文・送信予定、送信結果のメッセージID、照合対象メールの送信元・宛先・件名・本文・ラベル・送信日時を扱います。本人の承認に基づくメール送信、送信済みの確認、重複防止、記録復旧のために利用します。送信済みの記録は、到達や開封の証明とは区別します。

3. アクセス範囲

Gmailの送信と読取りの権限を求めます。読取り権限自体はメールボックスへアクセス可能な権限ですが、専用処理では確認が必要なメールをID指定などで限定して扱い、受信トレイや全送信履歴を毎回巡回する設計にはしていません。

4. 保存と保護

Google接続の継続認証情報は、会社PCのWindowsユーザーにひも付けて暗号化し、アクセス権を制限して保存します。認証情報を公開ページやメール本文へ掲載しません。承認内容・送信結果・対応履歴はアクセス制御された業務システムに保存し、会社PCには二重送信防止と復旧に必要なジョブID・状態・メッセージID等を記録します。

5. 外部サービスと利用制限

メールの送信・照合にGoogle Gmailを、業務情報の保存・表示に管理サイトのホスティングサービスを利用します。関連する業務記録は既存の顧客管理Excelへ反映される場合があります。専用メールプログラムでは、取得したメールを汎用AIモデルの学習に使用せず、広告配信・販売を目的とした利用は行いません。

Google APIから受け取った情報の利用および他のアプリへの転送は、Limited Useの要件を含むGoogle API Services User Data Policyに従います。

6. 接続解除・削除の相談

Googleアカウントのサードパーティとの接続管理からアクセス許可を取り消せます。許可取消しによって新たなAPIアクセスは停止しますが、保存済みの業務記録やGmail上のメールが自動的に削除されるわけではありません。保存済み情報の確認・訂正・削除は窓口へご相談ください。

7. 保存期間

メールの送信記録・対応履歴は業務上必要な期間保存します。自動削除は行わず、削除の依頼は窓口で受け付け、必要な記録を確認したうえで対応します。

8. 変更

利用目的やデータの取扱いを変更する場合は、本ページの内容を更新します。